Struktur Pengendalian Intern

 

 

UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA

Jl. Letjen TB. Simatupang No 152 Tanjung Barat Jakarta Selatan

Telp : (021)7890634-7890965, Fax.7890966

E-mail : info@jagakarsa.ac.id, Web-site : http://www.jagakarsa.ac.id

Nama   : Andiani

NPM   : 13320038

Prodi   : Akuntansi S1 Pagi

Struktur Pengendalian Intern

1.     Pendahuluan

Suatu perusahaan yang telah berjalan tidak boleh tidak harus memonitori kegiatannya dan hasil yang dicapainya. Dimana manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk memajukan atau meningkatkan hasil yang telah dicapainya.

Pandangan dan sikap tersebut di atas dinyatakan dalam suatu kesibukan manajemen untuk selalu bisa melihat, meneliti, menganalisa, dan mengambil keputusan atas laporan-laporan yang telah sampai ke atas meja mereka.

Dan laporan tersebut yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusannya, baik untuk mengendalikan ataupun mengarahkan, dan biasanya yang mereka buat berbentuk meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan.

Unit/satuan pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah (keuntungan yang diperoleh) tetapi juga satuan jam kerja (yang terpakai), satuan berat, penggunaan karyawan (keterlibatan) atau ukuran yang lain yang diperlukannya.

Di samping laporan berfungsi untuk mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk menilai yaitu apakah

1.      Kebijaksanaan perusahaan yang telah ditentukan dijalankan atau belum

2.      Apakah kondisi keuangannya sehat

3.      Apakah kegiatan penjualannya menguntungkan

4.      Bagaimana hubungan antar bagian, atau departemen berlangsung harmonis atau tidak

Pemerikasaan yang dilakukan secara terus menerus dan penganalisaan laporan dan catatan itulah yang sering disebut pengendalian intern.

Jadi hanya dengan pemeriksaan yang terus berkesinambungan dan menganalisa, setiap laporan dan catatan-catatan dan mendalami dari mana laporan semua didapat, maka manajemen dapat meletakkan kepercayaannya terhadap laporan yang diberikan padanya dan akan digunakan atau dipakai untuk mengambil sebuah kebijakan.

2.     Pengertian Struktur Pengendalian Intern

(Ikatan AkuntanIndonesia, 2001) mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas (organisasi) yang mereka desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :

Ø  Kehandalan pelaporan keuangan

Ø  Efektivitas dan efisiensi operasi

Ø  Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Menurut (Mulyadi, 2002), dari pengertian struktur pengendalian intern tersebut terdapat beberapa konsep berikut ini :

Ø  Bahwa struktur pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu.

Ø  Struktur pengendalian intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasive dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan.

Ø  Struktur pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.

Ø  Struktur pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak.

Ø  Struktur pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan: pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.

Jadi dapat disimpulkan bahwa struktur pengendalian intern memegang peranan penting dalam organisasi perusahaan untuk dapat merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai atau mengontrol berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan.

Pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan.

Konsep struktur pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian.

Pentingnya Pengendalian Intern

Pengendalian intern menjadi penting berkaitan dengan:

a.       Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks.

Hal ini mengakibatkan manajemen harus mengandalkan laporan dan analisis yang banyak jumlahnya agar peranan pengendalian dapat berjalan efektif.

b.      Pemeriksaan dan penelaahan bawaan dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.

c.       Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.

Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus adanya struktur pengendalian intern (SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik adalah sangat diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.

Struktur Pengendalian intern satuan usaha terdiri dari tiga unsur :

a. Lingkungan pengendalian

b. Sistem akuntansi

c. Prosedur pengendalian

Lingkungan Pengendalian

Faktor-faktor yang terkandung dalam lingkungan pengendalian:

a.       Philosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen menurunkan kunci yang ditetapkan untuk mngendalikan lingkungan dalam organisasi

b.      Struktur Organisasi

Struktur organisasi mengkontribusikan pada lingkungan pengendalian yang baik. Hal ini karena adanya kerangka yang menyeluruh untuk perencanaan, koordinasi dan pengendalian operasi.Biasanya berbentuk struktur organisasi.

c.       Komite Pemeriksa

Komite pemeriksa membantu struktur keuangan dalam menyelesaikan fungsi pertanggungjawaban.

d.      Metode Pengendalian Manajemen

Metode ini berhubungan dengan kemampuan manajemen mengawasi secara efektif aktivitas perusahaan.

e.       Pengaruh Eksternal

Keberhasilan pengendalian sebuah enntitas sangat dipengaruhi oleh keberadaan atas pengawasan dan kepatuhan yang dibutuhkan dengan badan pembuat UU (Legislatif) dan UU itu sendiri

Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi didefinisikan sebagai elemen struktur pengendalian sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menganalisa, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan serta mempertahankan tanggung jawab untuk tetap dipercayanya atas aktiva dan hutang.

Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi :

1.      Mengidentifikasi dan mencatat transaksi yang valid.

2.      Ketepatan waktu dalam pencatatan transaksi dan pengklasifikasiannya dalam pelaporan keuangan.

3.      Pengukuran nilai transaksi dan mencatat dalam nilai yang tepat dalam laporan keuangan.

4.      Menunjukkan periode transaksi tersebut terjadi dan mencatatnya dalam periode yang benar

5.      Menyajikan secara tepat transaksi dan yang berhubungan dengan pengungkapanya dalam laporan keuangan.

Pengendalian Prosedur

Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian internal. Prosedur pengendalian dapat ditetapkan pada satu jenis transaksi, misalnya Penjualan, Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan terintegrasi pada system akuntansi yang khusus.

Klasifikasi dari prosedur pengendalian adalah :

a.       Prosedur Otorisasi

Maksud utama dari prosedur otorisasi adalah untuk meyakinkan bahwa transaksi diotorisasi manjemen sesuai dengan batas kekuasaannya.

b.      Pemisahan Tugas

Sebuah kategori dari prosedur pengendalian adalah pemisahan tanggung jawab untuk setiap transaksi, dengan demikian dapat tercipta pengecekan silang dalam setiap kerja dari berbagai karyawan.

c.       Dokumen dan Catatan

Dokumen merupakan bukti atas kejadian dari transaksi beserta harga, sifat, dan jangka waktu transaksi. Faktor, cek, kontrak, dan catatan waktu kerja merupakan dokumen.

d.      Pengendalian Akses

Pengendalian akses sangat penting untuk menjag aktiva. Akses mempunyai dua dimensi yaitu, akses langsung memegang atau mengelola aktiva dan akses tidak langsung. Akses tidak langsung melalui penyediaan atau pemrosesan dokumen dengan departemen akuntansi.

Jika struktur pengendalian intern suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan ataupun kecurangan dalamperusahaan sangat besar. Bagiakuntanpublik, hal tersebut menimbulkan resiko yang besar,dalam arti risiko untuk memberikan opini yang tidak sesuai dengan kenyataan, jika auditor kurang hati-hati dalam melakukan pemeriksaan dan tidak cukup banyak mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung pendapat yang diberikannya.

Konsep Dasar

Ada tiga konsep dasar yang berkenaan dengan struktur pengendalian menejemen internal, yaitu ;

1.      Tanggung Jawab Menejemen.

Tanggung jawab menejemen meliputi pengawasan struktur pengendalian internal yang sedang berjalan dan jika perlu memodifikasinya.

2.      Kewajaran

Manajemen bukan mencari tingkat absolut/mutlak, tetapi mencari tingkat yang “wajar”. Digunakan untuk memastikan bahwa sasaran dari struktur pengendalian dapat dicapai.

3.      Keterbatasan

Struktur pengendalian internal mempunyai keterbatasan yang melekat padanya. Keterbatasan-keterbatasan tersebut adalah :

a.       Faktor manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian keterbatasan ini hanya dapat meminimumkan dengan orang dari dalam atau luar perusahaan yang independen.

b.      Pengendalian tak mengarah pada seluruh transaksi.

Secara umum, pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. 

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :

a.       Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.

b.      Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.

c.       Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.

Struktur pengendalian intern terdiri dari 5 komponen, yaitu :

1.      Lingkungan Pengendalian

Manajemen dan pegawai/karyawan seharusnya mempunyai komitmen dan sikap yang positif dan konstruktif terhadap pengendalian internal dan kesungguhan manajemen. Kunci lingkungan pengendalian adalah:

Ø  Integritas dan Etika

Ø  Komitmen terhadap Kompetensi

Ø  Struktur Organisasi

Ø  Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab

Ø  Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik

2.      Penilaian Resiko

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:

Ø  Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko

Ø  Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan

Ø  Menentukan tindakan yang dilakukan untuk memanage risiko

3.      Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.

4.      Informasi dan Komunikasi

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5.      Pengawasan

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Tujuan Struktur Pengendalian Intern

Berdasarkan definisi struktur pengendalian intern yang telah diuraikan sebelumnya, maka menurut (Ikatan AkuntanIndonesia,(2001), tujuan struktur pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai tiga golongan tujuan, yaitu:

Ø  keandalan laporan keuangan

Ø  kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Ø  efektivitas dan efisiensi operasi

Aktivitas dan Proses Pengendalian SIA

Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :

1.      Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai

2.      Pemisahan tugas

3.      Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai

4.      Penjagaan asset dan catatan yang memadai

5.      Pemeriksaan independen atas kinerja

3.     Ancaman Terhadap SIA

Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.

Ancaman terhadap sistem informasi dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu ancaman aktif dan ancaman pasif.

A.    Ancaman aktif, mencakup:

Ø  kecurangan

Ø  kejahatan terhadap komputer

B.     Ancaman pasif, mencakup:

Ø  kegagalan sistem

Ø  kesalahan manusia

Ø  bencana alam 

Ancaman-ancaman atas SIA

1.      Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :

Ø  Kebakaran atau panas yang berlebihan

Ø  Banjir

Ø  Gempa bumi

Ø  Badai angin

Ø  Perang

2.      Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :

Ø  Kegagalan hardware

Ø  Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik

Ø  Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi

3.      Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :

Ø  Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia

Ø  Kesalahan tidak disengaja karena teledor

Ø  Kehilangan atau salah meletakkan

Ø  Kesalahan logika

Ø  Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan

4.      Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti:

Ø  Sabotase

Ø  Penipuan komputer

Ø  Penggelapan

Metode yang umum digunakan oleh orang dalam melakukan penetrasi terhadap sistem berbasis komputer ada 6 macam (Bonar dan Hopwood, 1993), yaitu:

Ø  Pemanipulasian masukan.

Ø  Penggantian program.

Ø  Penggantian secara langsung.

Ø  Pencurian data.

Ø  Sabotase.

Ø  Penyalahgunaan dan pencurian sumber daya komputasi.

Dalam banyak kecurangan terhadap komputer, pemanipulasian masukan merupakan metode yang paling banyak digunakan, mengingat hal ini bisa dilakukan tanpa memerlukan ketrampilan teknis yang tinggi.

Pemanipulasian melalui program biasa dilakukan oleh para spesialis teknologi informasi. Pengubahan berkas secara langsung umum dilakukan oleh orang yang punya akses secara langsung terhadap basis data.

4.     Klasifikasi Pengendalian Intern

Klasifikasi Pengendalian Intern dapat dijelaskan sebagai berikut :

1)      Menurut Tujuannya

Menurut tujuannya pengendalian dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu:

a)      Pengendalian Preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi

b)      Pengendalian Detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi.

c)      Pengendalian Korektif dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif

Pencurian data kerap kali dilakukan oleh “orang dalam” untuk dijual. Salah satu kasus terjadi pada Encyclopedia Britanica Company (bodnar dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini menuduh seorang pegawainya menjual daftar nasabah ke sebuah pengiklan direct mail seharga $3 juta.

Sabotase dapat dilakukan dengan berbagai cara. Istilah umum untuk menyatakan tindakan masuk kedalam suatu sistem komputer tanpa otorisasi, yaitu hacking. Pada masa kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web badan-badan pemerintah di Indonesia diacak-acak oleh para cracker.

2)      Menurut waktu pelaksanaannya pengendalian dikelompokan menjadi dua kelompok yaitu :

a)  Pengendalian umpan balik (feedback control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian preventif, karena jenis pengawasan ini memonitori proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).

b)  Pengendalian dini (feedforward control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semula.

3)      Menurut objek yang dikendalikan, pengawasan dikelompokan menjadi dua yaitu:

Pengawasan dikelompokan menjadi dua yaitu :

a)    Pengawasan umum (general control) adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektifitas pengawasan aplikasi.

b)    Pengawasan aplikasi (application control) adalah pengawasan yang digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat transaksi tersebut diproses.

4)      Menurut tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, pengawasan dikelompokan menjadi tiga yaitu :

a)     Pengawasan input, dirancang untuk menjamin hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan ke dalam proses.

b)      Pengawasan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file di-update secara tepat.

c)  Pengawasan output, dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya.

5.     Pengendalian CBIS

CBIS atau Computer Base Information System, mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi, adalah:

Ø  Penghematan waktu (time saving)

Ø  Penghematan biaya (cost saving)

Ø  Peningkatan efektifitas (effectiveness)

Ø  Pengembangan teknologi (technology development)

Ø  Pengembangan personil akuntansi (accounting staff development)

Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sub sistem dari CBIS adalah :

Ø  Sistem Informasi Akuntansi

Ø  Sistem Informasi Manajemen

Ø  Sistem Pendukung Keputusan

Ø Automasi Kantor (Office Automation), semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang di dalam maupun diluar perusahaan. 

Ø  Sistem Pakar, adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar.