UNIVERSITAS TAMA
JAGAKARSA
Jl. Letjen TB.
Simatupang No 152 Tanjung Barat Jakarta Selatan
Telp :
(021)7890634-7890965, Fax.7890966
Nama : Andiani
NPM : 13320038
Prodi : Akuntansi S1 Pagi
Struktur Pengendalian Intern
1.
Pendahuluan
Suatu perusahaan yang
telah berjalan tidak boleh tidak harus memonitori kegiatannya dan hasil yang dicapainya.
Dimana manajemen harus mempunyai pandangan dan sikap yang professional untuk
memajukan atau meningkatkan hasil yang telah dicapainya.
Pandangan dan sikap
tersebut di atas dinyatakan dalam suatu kesibukan manajemen untuk selalu bisa
melihat, meneliti, menganalisa, dan mengambil keputusan atas laporan-laporan
yang telah sampai ke atas meja mereka.
Dan laporan tersebut
yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusannya, baik untuk
mengendalikan ataupun mengarahkan, dan biasanya yang mereka buat berbentuk
meringkas kejadian yang paling terakhir terjadi dan kondisi perusahaan.
Unit/satuan
pengukurannya tidak hanya menggunakan rupiah (keuntungan yang diperoleh) tetapi
juga satuan jam kerja (yang terpakai), satuan berat, penggunaan karyawan
(keterlibatan) atau ukuran yang lain yang diperlukannya.
Di samping laporan
berfungsi untuk mengendalikan dan mengarahkan, laporan juga mempunyai arti untuk
menilai yaitu apakah
1. Kebijaksanaan
perusahaan yang telah ditentukan dijalankan atau belum
2. Apakah
kondisi keuangannya sehat
3. Apakah
kegiatan penjualannya menguntungkan
4. Bagaimana
hubungan antar bagian, atau departemen berlangsung harmonis atau tidak
Pemerikasaan yang
dilakukan secara terus menerus dan penganalisaan laporan dan catatan itulah
yang sering disebut pengendalian intern.
Jadi hanya dengan
pemeriksaan yang terus berkesinambungan dan menganalisa, setiap laporan dan
catatan-catatan dan mendalami dari mana laporan semua didapat, maka manajemen
dapat meletakkan kepercayaannya terhadap laporan yang diberikan padanya dan
akan digunakan atau dipakai untuk mengambil sebuah kebijakan.
2.
Pengertian
Struktur Pengendalian Intern
(Ikatan
AkuntanIndonesia, 2001) mendefinisikan pengertian struktur pengendalian intern
sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan
personil lain entitas (organisasi) yang mereka desain untuk memberikan
keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
Ø Kehandalan
pelaporan keuangan
Ø Efektivitas
dan efisiensi operasi
Ø Kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Menurut (Mulyadi,
2002), dari pengertian struktur pengendalian
intern tersebut terdapat beberapa konsep berikut ini :
Ø Bahwa
struktur pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan
tertentu.
Ø Struktur
pengendalian intern merupakan suatu rangkaian yang bersifat pervasive dan
menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
Ø Struktur
pengendalian intern dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang
mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
Ø Struktur
pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bagi
manajemen dan dewan komisaris, entitas, bukan keyakinan mutlak.
Ø Struktur
pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan:
pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
Jadi dapat disimpulkan bahwa struktur
pengendalian intern memegang peranan penting dalam
organisasi perusahaan untuk dapat merencanakan, mengkoordinasikan dan menguasai
atau mengontrol berbagai aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan.
Pengendalian intern
mencakup kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk memberikan
jaminan tercapainya tujuan tertentu perusahaan.
Konsep struktur
pengendalian intern didasarkan atas tanggung jawab manajemen dan jaminan yang
memadai untuk menetapkan dan menyelenggarakan struktur pengendalian intern dan
dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian.
Pentingnya Pengendalian Intern
Pengendalian intern menjadi penting
berkaitan dengan:
a.
Lingkup dan ukuran entitas bisnis
semakin kompleks.
Hal ini
mengakibatkan manajemen harus mengandalkan laporan dan analisis yang banyak
jumlahnya agar peranan pengendalian dapat berjalan efektif.
b.
Pemeriksaan dan penelaahan bawaan
dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan
mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.
c.
Pengendalian intern yang baik akan
mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee
audit.
Oleh karena itu bagi manajemen mempertahankan terus
adanya struktur pengendalian intern (SPI) termasuk struktur pelaporan yang baik
adalah sangat diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan atau mendelegasikan
wewenang dan tanggung jawabnya dengan tepat.
Struktur Pengendalian
intern
satuan usaha terdiri dari tiga unsur :
a.
Lingkungan pengendalian
b.
Sistem akuntansi
c.
Prosedur pengendalian
Lingkungan
Pengendalian
Faktor-faktor yang
terkandung dalam lingkungan pengendalian:
a. Philosofi
manajemen dan gaya operasi Manajemen menurunkan kunci yang ditetapkan untuk
mngendalikan lingkungan dalam organisasi
b. Struktur
Organisasi
Struktur organisasi
mengkontribusikan pada lingkungan pengendalian yang baik. Hal ini karena adanya
kerangka yang menyeluruh untuk perencanaan, koordinasi dan pengendalian
operasi.Biasanya berbentuk struktur organisasi.
c. Komite
Pemeriksa
Komite pemeriksa
membantu struktur keuangan dalam menyelesaikan fungsi pertanggungjawaban.
d. Metode
Pengendalian Manajemen
Metode ini berhubungan
dengan kemampuan manajemen mengawasi secara efektif aktivitas perusahaan.
e. Pengaruh
Eksternal
Keberhasilan
pengendalian sebuah enntitas sangat dipengaruhi oleh keberadaan atas pengawasan
dan kepatuhan yang dibutuhkan dengan badan pembuat UU (Legislatif) dan UU itu
sendiri
Sistem
Akuntansi
Sistem Akuntansi didefinisikan sebagai elemen struktur
pengendalian sebagai metode dan pencatatan yang ditetapkan untuk
mengidentifikasi, menganalisa, mengklasifikasi, mencatat dan melaporkan
transaksi perusahaan serta mempertahankan tanggung jawab untuk tetap
dipercayanya atas aktiva dan hutang.
Sistem akuntansi yang efektif harus memenuhi :
1. Mengidentifikasi dan mencatat
transaksi yang valid.
2. Ketepatan waktu dalam pencatatan
transaksi dan pengklasifikasiannya dalam pelaporan keuangan.
3. Pengukuran nilai transaksi dan
mencatat dalam nilai yang tepat dalam laporan keuangan.
4. Menunjukkan periode transaksi
tersebut terjadi dan mencatatnya dalam periode yang benar
5. Menyajikan secara tepat transaksi
dan yang berhubungan dengan pengungkapanya dalam laporan keuangan.
Pengendalian Prosedur
Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian
internal. Prosedur pengendalian dapat ditetapkan pada satu jenis transaksi,
misalnya Penjualan, Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan
terintegrasi pada system akuntansi yang khusus.
Klasifikasi dari prosedur
pengendalian adalah
:
a. Prosedur
Otorisasi
Maksud utama dari
prosedur otorisasi adalah untuk meyakinkan bahwa transaksi diotorisasi manjemen
sesuai dengan batas kekuasaannya.
b. Pemisahan
Tugas
Sebuah kategori dari
prosedur pengendalian adalah pemisahan tanggung jawab untuk setiap transaksi,
dengan demikian dapat tercipta pengecekan silang dalam setiap kerja dari
berbagai karyawan.
c. Dokumen
dan Catatan
Dokumen merupakan bukti
atas kejadian dari transaksi beserta harga, sifat, dan jangka waktu transaksi.
Faktor, cek, kontrak, dan catatan waktu kerja merupakan dokumen.
d. Pengendalian
Akses
Pengendalian akses
sangat penting untuk menjag aktiva. Akses mempunyai dua dimensi yaitu, akses
langsung memegang atau mengelola aktiva dan akses tidak langsung. Akses tidak
langsung melalui penyediaan atau pemrosesan dokumen dengan departemen
akuntansi.
Jika struktur pengendalian intern
suatu satuan usaha lemah, maka kemungkinan terjadinya kesalahan, ketidak akuratan
ataupun kecurangan dalamperusahaan sangat besar. Bagiakuntanpublik, hal tersebut
menimbulkan resiko yang besar,dalam arti risiko untuk memberikan opini yang
tidak sesuai dengan kenyataan, jika auditor kurang hati-hati dalam melakukan
pemeriksaan dan tidak cukup banyak mengumpulkan bukti-bukti yang mendukung
pendapat yang diberikannya.
Konsep
Dasar
Ada tiga konsep dasar
yang berkenaan dengan struktur pengendalian menejemen internal, yaitu ;
1. Tanggung
Jawab Menejemen.
Tanggung jawab
menejemen meliputi pengawasan struktur pengendalian internal yang sedang
berjalan dan jika perlu memodifikasinya.
2. Kewajaran
Manajemen bukan mencari
tingkat absolut/mutlak, tetapi mencari tingkat yang “wajar”. Digunakan untuk
memastikan bahwa sasaran dari struktur pengendalian dapat dicapai.
3. Keterbatasan
Struktur pengendalian
internal mempunyai keterbatasan yang melekat padanya. Keterbatasan-keterbatasan
tersebut adalah :
a. Faktor
manusia yang melakukan fungsi prosedur pengendalian keterbatasan ini hanya
dapat meminimumkan dengan orang dari dalam atau luar perusahaan yang
independen.
b. Pengendalian
tak mengarah pada seluruh transaksi.
Secara umum,
pengendalian internal merupakan bagian dari masing-masing sistem yang
dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman operasional perusahaan atau
organisasi tertentu. Sedangkan Pengendalian internal adalah rencana organisasi
dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi
yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi,
serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Suatu pengendalian intern bisa
dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan
perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :
a. Direksi
dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan,
meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja,
tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.
b. Laporan
Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi
laporan segmen maupun interim.
c. Prosedur
dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi
dengan semestinya.
Struktur
pengendalian intern terdiri dari 5 komponen, yaitu :
1. Lingkungan
Pengendalian
Manajemen dan pegawai/karyawan
seharusnya mempunyai komitmen dan sikap yang positif dan konstruktif terhadap
pengendalian internal dan kesungguhan manajemen. Kunci lingkungan pengendalian
adalah:
Ø Integritas
dan Etika
Ø Komitmen
terhadap Kompetensi
Ø Struktur
Organisasi
Ø Pendelegasian
Wewenang dan Tanggung Jawab
Ø Praktik
dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik
2. Penilaian Resiko
Identifikasi dan
analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai
penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini
hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian
dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya
ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
Langkah-langkah dalam
penaksiran risiko adalah sebagai berikut:
Ø Mengidentifikasi
faktor-faktor yang mempengaruhi risiko
Ø Menaksir
risiko yang berpengaruh cukup signifikan
Ø Menentukan
tindakan yang dilakukan untuk memanage risiko
3. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur
yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas
pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua
fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan,
kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional,
keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.
4. Informasi
dan Komunikasi
Menampung kebutuhan
perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan
informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan
tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi
merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun
kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya
dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai
keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan
eksternal.
5. Pengawasan
Pengendalian intern
seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini
merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di
dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti
aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa
defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan
yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.
Tujuan
Struktur Pengendalian Intern
Berdasarkan definisi
struktur pengendalian intern yang telah diuraikan sebelumnya, maka menurut
(Ikatan AkuntanIndonesia,(2001), tujuan struktur pengendalian intern adalah
untuk memberikan keyakinan memadai dalam mencapai tiga golongan tujuan, yaitu:
Ø keandalan
laporan keuangan
Ø kepatuhan
terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Ø efektivitas
dan efisiensi operasi
Aktivitas
dan Proses Pengendalian SIA
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam
satu dari lima kategori berikut ini :
1. Otorisasi transaksi dan kegiatan
yang memadai
2. Pemisahan tugas
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan
yang memadai
4. Penjagaan asset dan catatan yang
memadai
5. Pemeriksaan
independen atas kinerja
3.
Ancaman
Terhadap SIA
Keamanan merupakan
faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi,
yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi
dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem.
Ancaman terhadap sistem
informasi dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu ancaman aktif dan ancaman
pasif.
A. Ancaman aktif,
mencakup:
Ø kecurangan
Ø kejahatan
terhadap komputer
B. Ancaman pasif,
mencakup:
Ø kegagalan
sistem
Ø kesalahan
manusia
Ø bencana
alam
Ancaman-ancaman
atas SIA
1. Salah
satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan
politik, seperti :
Ø Kebakaran
atau panas yang berlebihan
Ø Banjir
Ø Gempa
bumi
Ø Badai
angin
Ø Perang
2. Ancaman
kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya
peralatan, seperti :
Ø Kegagalan
hardware
Ø Kesalahan
atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan
fluktuasi listrik
Ø Serta
kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi
3. Ancaman
ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :
Ø Kecelakaan
yang disebabkan kecerobohan manusia
Ø Kesalahan
tidak disengaja karena teledor
Ø Kehilangan
atau salah meletakkan
Ø Kesalahan
logika
Ø Sistem
yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan
4. Ancaman
keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti:
Ø Sabotase
Ø Penipuan
komputer
Ø Penggelapan
Metode yang umum digunakan oleh orang dalam melakukan
penetrasi terhadap sistem berbasis komputer ada 6 macam (Bonar dan Hopwood,
1993), yaitu:
Ø Pemanipulasian masukan.
Ø Penggantian program.
Ø Penggantian secara langsung.
Ø Pencurian data.
Ø Sabotase.
Ø Penyalahgunaan dan pencurian sumber
daya komputasi.
Dalam banyak kecurangan terhadap komputer, pemanipulasian
masukan merupakan metode yang paling banyak digunakan, mengingat hal ini bisa
dilakukan tanpa memerlukan ketrampilan teknis yang tinggi.
Pemanipulasian melalui program biasa dilakukan oleh para
spesialis teknologi informasi. Pengubahan berkas secara langsung umum dilakukan oleh orang
yang punya akses secara langsung terhadap basis data.
4.
Klasifikasi
Pengendalian Intern
Klasifikasi Pengendalian Intern
dapat dijelaskan sebagai berikut :
1)
Menurut Tujuannya
Menurut tujuannya
pengendalian dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu:
a)
Pengendalian Preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum
masalah tersebut
benar-benar terjadi
b)
Pengendalian Detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut
terjadi.
c)
Pengendalian Korektif dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang
ditemukan oleh
pengendalian detektif
Pencurian data kerap kali dilakukan oleh “orang dalam” untuk
dijual. Salah satu kasus terjadi pada Encyclopedia Britanica Company (bodnar
dan Hopwood, 1993). Perusahaan ini menuduh seorang pegawainya menjual daftar
nasabah ke sebuah pengiklan direct mail seharga $3 juta.
Sabotase dapat dilakukan dengan berbagai cara. Istilah umum
untuk menyatakan tindakan masuk kedalam suatu sistem komputer tanpa otorisasi,
yaitu hacking. Pada masa kerusuhan rahun 1998, banyak situs Web
badan-badan pemerintah di Indonesia diacak-acak oleh para cracker.
2)
Menurut
waktu pelaksanaannya pengendalian dikelompokan menjadi dua kelompok yaitu :
a) Pengendalian
umpan balik (feedback control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok
pengendalian preventif, karena jenis pengawasan ini memonitori proses dan input
untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).
b) Pengendalian
dini (feedforward control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok
pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan
menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semula.
3)
Menurut
objek yang dikendalikan, pengawasan dikelompokan menjadi dua yaitu:
Pengawasan dikelompokan
menjadi dua yaitu :
a) Pengawasan
umum (general control) adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa
lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk
meningkatkan efektifitas pengawasan aplikasi.
b) Pengawasan
aplikasi (application control) adalah pengawasan yang digunakan untuk mencegah,
mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat transaksi tersebut diproses.
4)
Menurut
tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, pengawasan dikelompokan
menjadi tiga yaitu :
a) Pengawasan
input, dirancang untuk menjamin hanya data yang sah (valid), akurat, dan
diotorisasi saja yang dimasukkan ke dalam proses.
b) Pengawasan
proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat
dan lengkap, dan semua file di-update secara tepat.
c) Pengawasan
output, dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan
semestinya.
5.
Pengendalian
CBIS
CBIS atau Computer Base
Information System, mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting
dalam sebuah sistem informasi,
meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem
informasi memang
tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya
dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi
komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah
“computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem
maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi
berbasis komputer.
CBIS ini diharapkan
dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi
(user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal
dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari
Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi, adalah:
Ø Penghematan waktu (time saving)
Ø Penghematan biaya (cost saving)
Ø Peningkatan efektifitas
(effectiveness)
Ø Pengembangan teknologi (technology
development)
Ø Pengembangan personil akuntansi
(accounting staff development)
Sub Sistem dari Sistem
Informasi Berbasis Komputer
Ø Sistem
Informasi Akuntansi
Ø Sistem
Informasi Manajemen
Ø Sistem
Pendukung Keputusan
Ø Automasi
Kantor (Office Automation), semua sistem elektronik formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang di dalam
maupun diluar perusahaan.
Ø
Sistem Pakar, adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan
manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan
masalah seperti layaknya seorang pakar.