Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi

UNIVERSITAS TAMA JAGAKARSA

Jl. Letjen TB. Simatupang No 152 Tanjung Barat Jakarta Selatan

Telp : (021)7890634-7890965, Fax.7890966

E-mail : info@jagakarsa.ac.id, Web-site : http://www.jagakarsa.ac.id

Nama   : Andiani

NPM   : 13320038

Prodi   : Akuntansi S1 Pagi

Pendokumentasian Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut dengan proses dokumentasi. Tanpa adanya dokumentasi, data tersebut tidak akan menjadi sebuah dokumen yang real.

Dan menurut para ahli, dokumentasi adalah proses yang dilakukan secara sistematis mulai dari pengumpulan hingga pengelolaan data yang menghasilkan kumpulan dokumen.

Dokumentasi itu sendiri tujuannya adalah untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan berupa keterangan dan hal-hal yang membuktikan adanya suatu kegiatan yang didokumentasikan.

Proses dokumentasi dilakukan melalui beberapa tahapan penting untuk mendapatkan kumpulan data yang nantinya menjadi sebuah dokumen. Tahapan dokumentasi tersebut diantaranya adalah :

·         Mencari dan mencatat data sebanyak-banyaknya,

·         Mengumpulkan data tersebut menjadi satu kesatuan,

·         Mengolah dan memproduksinya dalam bentuk dokumen,

·         Membagi dan menyebarluaskan dokumen hasil proses dokumentasi kepada pihak-pihak yang diperkenankan dan mempunyai kepentingan tertentu,

·         Mengamankan dan menyimpan keseluruhan dokumen yang telah dibuat agar terpelihara dengan baik bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.

Pengertian Dokumen

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen. Dokumen dokumen dalam dokumentasi sistem informasi akuntansi berisi tulisan berbentuk uraian (narative), formulir, flowchart, diagram dan tulisan lainya menjelaskan bagaimana sistem bekerja.

Dan perlu diketahui, dokumentasi dapat menghasilkan beberapa jenis dokumen yang berbeda dan sesuai dengan tingkat kebutuhan masing-masing pihak yang melakukan proses dokumentasi tersebut.

Jenis dokumen terdiri dari dokumen primer, sekunder dan tersier. Dalam sebuah perusahaan dan lembaga penting, seluruh kegiatan dokumentasi harus selalu dilakukan agar menghasilkan ketiga jenis dokumen tersebut. Bahkan untuk kepentingan pribadi, dokumentasi juga diperlukan untuk mengoleksi dokumen yang sifatnya pribadi, seperti foto, barang-barang antik dan lain sebagainya.

Informasi yang terkandung dalam dokumentasi harus dapat menjelaskan tentang apa, siapa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, informasi dikeluarkan serta didistribusikan, dan sistem dikendalikan.

Karena diagram dapat merespresentasikan ribuan kata maka para pengembang sistem informasi akuntansi lebih suka menggunaka diagram seperti  flowchart, Data flow digram, Entiti Relationsiptori adalah tempat dimana dokumen-dokumen/dokumentasi, program yang berklaiatan dengan aplikasi dan projek disimpan.

Tempat penyimpanan dokumen ini sangat membantu seorang analisis sistem untuk selalu dapat berhubungan dengan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan baik secara keseluruhan atau perbagian secara mendetail.

Data Flow Diagram (DFD)

Pengertian DFD

Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem yang sedang berjalan logis. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Tujuan DFD

1.      Untuk menunjukan proses yang dijalankan data dalam sistem

2.      Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem

3.      Menggambarkan fungsi-fungsi (dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD

1.      Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.      DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3.      DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Diagram arus adata menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan intitas dalam sebuah sistem. Pemakai utumanya adalah analisis sistem dan perancang sistem.

Diagram Arus Data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancang logis sistem guna mendokumentasikan perancang logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik dari perancangan sistem.

Data Flow Diagram

Definisi DFD (DAD)

Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.

Biasanya digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisiknya.

Bentuk DFD

1.      DFD Fisik (Physical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan untuk menggambarkan sistem yang sudah ada (sistem yang lama).

2.      DFD Logika (Logical Data Flow Diagram)

Biasanya digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru).

DFD Fisik

Ditekankan pada bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (cara, oleh, dan dimana), termasuk proses-proses manual.

DFD fisik harus memuat :

1.      Proses-proses manual juga digambarkan

2.      Nama arus data menunjukkan fakta penerapannya seperti nomor formulir dan medianya (misalnya : Telpon, surat)

3.      Data store dapat berupa non-komputer

4.      Nama data store harus sesuai penerapannya

5.      Proses harus menunjukkan nama dari pemroses

DFD Logika

Tidak menekankan pada bagaimana sistem diterapkan, tetapi hanya pada logika dari kebutuhan-kebutuhan sistem, yaitu proses-proses apa yang dibutuhkan. Sistem yang diusulkan belum tentu dipakai, jadi biasanya digambarkan secara logika dulu. Untuk sistem terkomputerisasi, biasanya proses-proses yang digambarkan berupa proses-proses komputer saja.

Kebaikan DFD

1.      Dapat menggambarkan sistem secara terstruktur dengan memecah-mecah menjadi level lebih rendah

2.      Dapat menunjukkan arus data di sistem

3.      Dapat menggambarkan proses paralel di sistem

4.      Dapat menunjukkan simpanan data

5.      Dapat menunjukkan kesatuan luar

Keterbatasan DFD

1.      DFD tidak menunjukkan faktor perulangan (Loop)

2.      DFD tidak menunjukkan proses keputusan (Decision)

3.      DFD tidak menunjukkan proses perhitungan

Pedoman Menggambar DFD

1.      Identifikasi terlebih dulu semua external entity.

2.      Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan external entity

3.      Gambarlah terlebih dulu suatu Diagram Konteks (Context Diagram), kemudian Overview Diagram (Level 0) dan terakhir dibuat diagram rinci (level 1, 2 dst)

4.      Untuk memudahkan, buatlah bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di sistem terlebih dulu.

Tingkatan DFD

1.      Diagram Konteks (Context Diagram)

2.      Diagram Nol/O (Overview Diagram/Level O)

3.      Diagram Rinci

Diagram Konteks (Context Diagram)

Pendekatan terstruktur ini mencoba menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar. Context diagram hanya mengandung satu (1) proses saja yg diberi nomor proses 0. Mewakili seluruh proses dari sistem dan menggambarkan hubungan input/output antara sistem dengan dunia luarnya (external entity).

Diagram Nol/0 (Overview Diagram/Level 0)

Sebelum membuat DAD level 0, terlebih dulu buatlah Bagan Berjenjang (Hierarchy Chart) yang menggambarkan level proses-proses dalam DFD. DAD level 0 menguraikan proses yang ada pada Diagram Konteks menjadi beberapa proses yang lebih kecil. Proses diberi nomor 1, 2, dst.

Diagram Rinci

Menguraikan proses-proses yang ada di dalam Diagram Level 0 menjadi proses-proses yang lebih rinci. Ada proses yang masih dapat dipecah dan ada proses yang sudah tidak dapat dipecah. Proses-proses diberi nomor sesuai nomor proses sebelumnya (pada Level 0) misal 2.1, 2.2, 3.1, dst. Diagram Rinci merupakan level-level selanjutnya dan biasa disebut Level 1, Level 2, dst (Kalau ada). Setelah digambarkan masing-masing level rinci, maka semua DAD ini dapat digabung dalam satu diagram.

Penomoran Level Pada DFD

Nama Level	Nomor Proses
Digram konteks	Tidak ada
Diagram 0	1.0  2.0  3.0
Diagram Level 1	1.1  1.2  1.3
Diagram Level 1	2.1  2.2  2.3  2.4
Diagram Level 1	3.1  3.2  3.3
Diagram Level 2	1.1.1  1.1.2  1.1.3  1.1.4
Diagram Level 2	2.1.1  2.1.2  2.1.3  2.1.4
Diagram Level 2	3.1.1  3.1.2  3.1.3
Dst….